RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES – OCR
El uso de la tecnología OCR en los procesos de transformación digital, digitalización, lo que nos permite es, a la hora de escanear un documento, tener la posibilidad de acceder a cada elemento del documento, analizar los elementos del documento (texto, imágenes, tablas…) y transformar cada carácter/campo del texto del documento en un metadato que se pueda editar, buscar o copiar, transformando el documento en una base de datos en sí mismo.
A través de la tecnología OCR podemos tratar todos los documentos recibidos independientemente del formato, de la vía de entrega (papel, fax, correo electrónico…) y de la tipología del documento (formularios, impresos, escritos a mano, anexos, correspondencia…), y poder uniformizar y homogeneizar la información contenida en todos los documentos para su utilización futura.
Al digitalizar usando la técnica OCR dispondremos de una enorme cantidad de información (pedidos, albaranes, facturas, nóminas, pólizas, justificantes bancarios, etc), que se catalogarán y se archivarán digitalmente para poder realizar cualquier tipo de búsqueda sobre ellos, basada en cualquier dato de dichos documentos, siempre que exista un dato en común en todos, así como podemos realizar búsquedas más amplias, no solo en un documento, sino en toda la base de datos para localizar aquello que estamos buscando, con lo que el potencial de información que dispone la empresa para la toma de decisiones se incrementa exponencialmente, permitiendo, además, poder Robotizar (RPA) a partir de toda la Base de datos disponible, cualquier informe o búsqueda que se necesite.
Un buen sistema OCR se basa en los siguientes principios: principio de integridad, el objeto considera los datos como una totalidad, en el principio de intencionalidad, cualquier interpretación de los datos se realiza persiguiendo un fin y del principio de adaptabilidad que quiere decir que el programa debe ser capaz de realizar autoaprendizaje con el fin de dotarle de cierta flexibilidad.
El utilizar software OCR es el principio de la transformación digital, una vez que tenemos todo nuestro archivo, presente y, sobre todo, pasado, en formato digital podremos disponer de una base de datos única donde se podrá compartir información dentro de la organización, lo que agiliza enormemente las tareas y a su vez nos permite evitar silos, ya que la base de datos es única y, una vez definidos perfiles de acceso, accesible a todos los elementos de la empresa.
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