La gestión de los gastos de empleados suele ser una tarea laboriosa, que no reporta valor añadido a la empresa y además suele ser bastante tedioso por varios motivos como, por ejemplo, falta de tickets, no elaboración correcta de las hojas de gastos, comprobación manual de los justificantes, control de costes por empleado, etc. Esto nos lleva a menudo a que se efectúen los pagos con retraso y las consiguientes quejas por parte de los empleados en el cobro de unos gastos anticipados por ellos.
La automatización de las notas de gastos nos permite realizar esta tarea de forma simple, solo tendrán que escanear los tickets, incluso con el móvil, a través de lectura OCR se extraerán: datos del emisor, base imponible, iva, importe total de la factura…, y de esta forma ya tendremos toda la información del ticket dentro del sistema y listo para su aprobación y pago.
Otra ventaja añadida es que los justificantes estarán disponibles en la nube sin necesidad de ocupar espacio de archivo con el consiguiente ahorro de espacio y tiempo.
Idóneamente la herramienta debería estar conectada con el ERP de la empresa y así entrarán en el proceso de workflow y se podrá realizar la contabilización de forma automática, con todas las autorizaciones pertinentes para ello. Otro valor añadido es que gracias a la conexión con el ERP podremos realizar las conciliaciones de la tarjeta de crédito de forma automática.
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