De todos es conocido la ingente cantidad de tiempo que conlleva la contabilización de las facturas, sobre todo cuando se componen, en muchos casos, de decenas de líneas diferentes por referencia de productos.
El proceso comienza con el pedido del proveedor, tras lo que viene el albarán, que hemos de comprobar con el pedido anterior, y después nos enviarán una factura que, a su vez, deberemos contrastar con el albarán y conseguir la correspondiente autorización del responsable de Compras.
Todo este protocolo, gestionado manualmente, es de los que más tiempo consume a las personas y con el que más errores se pueden cometer. Con la automatización de este proceso de comprobación de facturas liberamos a los empleados de tareas repetitivas, tiempo que puede ser dedicado a funciones de mayor valor añadido.
La automatización de este proceso, con los sistemas actuales, se consigue por medio de la lectura OCR (reconocimiento óptico de caracteres, por sus siglas en inglés), con lo que aseguramos la extracción de los datos de la factura, y de cada una de las líneas si fuera necesario, y de todos los campos que se requieran para el correcto control de la factura.
Las facturas recibidas en Pdf serán leídas automáticamente por el sistema de la cuenta de correo asignada. Este las clasificará en función de los datos identificativos de la factura y que previamente habrá comparado con nuestro ERP, extraerá los datos que se indiquen, los enviará al proceso de aprobación y los integrará en nuestro ERP o sistema de gestión que corresponda. Finalmente, procederá a su archivo digital con la definición de nombre que se indique, lo que logra realizar búsquedas inteligentes más agiles de los documentos que estén en la base de datos, permitiendo así la eliminación del papel al estar el sistema certificado por la Agencia Tributaria.
Con la automatización, podemos conseguir ahorros significativos de tiempo, dependiendo de la complejidad de las facturas recibidas y de los procesos de pedidos y su aprobación. La factura se integrará directamente en el ERP, sin necesidad de intervención humana, aumentando el control del proceso, ya que se definen los parámetros que se deseen establecer y el sistema los ejecutará siempre de la misma forma, bien respecto a totales de factura, bien respecto a línea de factura.
Si la organización dispone de un sistema de pedidos previo, este leerá de la factura su número de pedido, lo comparará con el original y extraerá diferencias, si las hubiere. Las diferencias se tratarán según su origen y según se defina. Lo más común es que se analicen diferencias en cantidades y en precios. Si la discrepancia detectada es en cantidades, el sistema enviará un correo electrónico al encargado de la recepción de la mercancía para que la verifique y la analice. Si la diferencia es en los precios, el responsable de Compras recibirá automáticamente un correo para que compruebe y estudie el caso. El sistema actuará conforme sea indicado por la persona encargada, aceptando las diferencias, si así se le indica, o rechazando dichas discrepancias y emitiendo los documentos pertinentes en cada caso.
Una vez que la factura está analizada, se definen los flujos de trabajo o workflows que se deseen, indicando quien debe decir si el documento es correcto, quien lo debe autorizar o cualquier otra tarea determinada. Con la factura ya aprobada, el sistema la desbloqueará y quedará libre para el pago en la fecha de vencimiento que esté establecida.
Se pueden hacer repartos de costes en función de criterios definidos entre diferentes centros de coste por factura.
La herramienta de automatización, asimismo, dispone de un análisis completo de toda la vida del documento. Podemos saber en todo momento cuales han sido los pasos que este ha dado desde que llegó, por correo postal o digitalizado, cuantos días/horas pasaron hasta que se hicieron los controles, cuantos días/horas se demoró el análisis de divergencias, así como cuando se quedó libre para el pago. Con lo que se tendrá plena trazabilidad de todo el proceso, pudiendo definir un cuadro de mando diario con análisis de datos.
No hay que olvidar que, una vez que hemos transformado la factura en datos, podemos comenzar con la robotización de procesos (RPA), pudiendo automatizar los procedimientos repetitivos que no añaden valor a la organización. Las tareas se pueden ejecutar 24/7 y se pueden programar para que se realicen en la franja horaria que resulte más conveniente.
La gran ventaja que ofrece Bwd respecto a sus competidores es que todo el proceso, incluido el workflow, lo definimos estrechamente con el cliente, determinando los parámetros y metodologías que entre ambos consideramos mejor para su organización, y adaptándolo a sus procedimientos. Es el momento perfecto para aprovechar y optimizar los worflows de la empresa.
