Un WorkFlow (WF) es el camino que señala el proceso de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información circulen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía definida determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad.
Cada proceso se debe diseñar de forma que lo podamos integrar en la base empresarial. A su vez cada proceso ha de ser diseñado con un inicio y un fin, definiendo las etapas por las que debe pasar y eliminado todo tipo de trabas innecesarias. Un buen diseño de WF es lo primero que debemos hacer al comenzar con nuestro proceso de transformación digital.
Los WF admiten todo tipo de diseño, ya que algunos pueden tener una estructura rígida, esto sería para aquellos casos que tienen unas reglas preestablecidas y conocidas sin que sean necesarias modificaciones, pero también tendremos procesos que necesiten de una flexibilidad y que puedan ser modificados en función de las necesidades que se vayan teniendo o surgiendo a lo largo de la vida de la organización.
Por tanto, para crear un flujo de trabajo los pasos a dar serán: definir los objetivos, diseñarlos, implementarlos y medir los resultados.
Como hemos visto, es fundamental la definición de los procesos, es el comienzo de la automatización de procesos. Es fundamental dedicar tiempo para analizar los pasos que se deben dar en el flujo de trabajo, dónde comienza y dónde acaba, para maximizar la eficiencia del proceso. Es igualmente importante ver quién va interactuando en dicho trabajo y qué valor añadido aporta. Con un diseño detallado del mismo perseguimos el fin de automatizar la mayor parte del proceso, eliminando procesos repetitivos que no aportan ningún valor añadido y que nos permite disponibilizar recursos a tareas de mayor trascendencia para la empresa, como por ejemplo el diseño y control de los procesos automatizados
Los supervisores podrán saber en todo momento en qué momento se encuentra cada proceso. Mejoran los tiempos de respuesta, ahorramos costes, ya que se eliminan tareas repetitivas y a su vez se mejora notablemente la atención al cliente. En definitiva, se van alcanzando objetivos parciales para alcanzar el objetivo organizativo.
