EL PROCESO DE AUTOMATIZACIÓN DE LAS FACTURAS

De todos es conocido la ingente cantidad de tiempo que conlleva la contabilización de las facturas, sobre todo cuando se componen, en muchos casos, de decenas de líneas diferentes por referencia de productos. El proceso comienza con el pedido del proveedor, tras eso viene el albarán, que hemos de comprobar con el pedido anterior, y después de ello nos enviarán una factura que a su vez deberemos contrastar con el albarán y conseguir la correspondiente autorización del responsable de compras Si todo cuadra a la primera perfecto, pero ahí ya entra el factor tiempo que es muy variable en este proceso, nos puede llevar minutos a días ante cualquier adversidad en el proceso.

Si además nos encontramos con algún error en alguno de los pasos anteriores, cosa que todos sabemos es bastante habitual, ahí ya hay que ponerse en contacto con el proveedor y comunicar la incidencia para que el proceso siga su curso.

Por ese motivo, la automatización de las facturas es uno de los procesos más demandados por nuestros clientes.  Da igual por el medio en que nos llegan los pedidos (correo, email…) todos los documentos se digitalizan y con lectura OCR se leerán todos los campos de los documentos: de esta forma se relacionarán automáticamente con nuestro pedido, en caso de existir un pedido previo en un sistema interno, y se examinarán las posibles divergencias. En caso de producirse alguna, seguirán un curso diferente a aquellas sin incidencia. Si no hay incidencias pasarán a contabilizar, que también se puede hacer automáticamente en el ERP y si la hay, el sistema envía un correo al proveedor avisando de la incidencia producida para su rectificación. Al vencimiento el sistema también podrá generar automáticamente el pago previa autorización correspondiente.

Tras todo este arduo proceso se procederá al archivo y mantenimiento durante el tiempo establecido por la Ley, ocupando un espacio físico que a su vez deriva en un coste de instalaciones. Dicho proceso también se puede eliminar archivando en formato digital según la Orden EHA /962/2007. La ventaja de este proceso es que cada vez que queramos consultar un paso del proceso tendremos toda la documentación a nuestro alcance con los cambios que se han producido en el proceso y la persona que los ha ejecutado.

La gran ventaja que ofrece Bwd respecto a sus competidores es que todo el proceso, incluido el workflow, lo definimos estrechamente con el cliente, definiendo los parámetros y procesos que entre ambos consideramos mejor para su organización y adaptándolo a sus procesos. Es el momento perfecto para aprovechar y optimizar los worflows de la organización.

Una vez que hemos transformado la factura en datos, podemos comenzar con la Robotización de Procesos, RPA, pudiendo automatizar los procesos repetitivos que no añaden valor a su organización. Las tareas se pueden ejecutar durante las 24 horas del día los 7 días de la semana y podemos programarlos para que las realicen en la franja horaria que resulte más conveniente.

En Bwd estaremos encantados de estudiar cómo podemos ayudarte para automatizar tus procesos

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