Los documentos se crean, envían, comprueban, almacenan y se buscan innumerables veces. Debido a este último proceso es fundamental contar con un buen gestor documental.
El gestor documental es prioritario hoy en día. Gracias a él tenemos todos los documentos archivados en un repositorio único. Este repositorio único nos facilita muchas labores, entre otras: que no se produzca la pérdida de los documentos, evita que se produzcan errores de documentos mal archivados, nos permite el trabajo colaborativo, acceder a los documentos desde cualquier lugar con total seguridad y bajo los permisos pertinentes y además liberar el espacio físico que está ocupando el archivo y de esta forma ahorrarnos el coste del espacio del mantenimiento del archivo.
El sistema de gestión documental gestiona todos los documentos que se producen en la empresa y los archiva correctamente en un archivador electrónico. De esta forma todos los empleados autorizados podrán acceder a ellos desde cualquier dispositivo. La seguridad está garantizada ya que todos los datos están encriptados, de hecho, es mucho más seguro que el almacenamiento en papel ya que se evita pérdida, deterioro, eliminación, etc.
Además, según el tipo de documento el proceso de digitalización será automático o semi automático. Los documentos en papel se escanean, una vez escaneados se les asignan índices y con técnicas OCR se puede leer el documento por líneas y así realizar una búsqueda rápida y eficaz a través de criterios de búsqueda. El gestor puede estar integrado con otros programas, por ejemplo con Microsoft Office, de forma que los documentos que vayamos generando en formato Pdf, Word, Excel, etc,. los podremos arrastrar directamente al gestor a golpe de clic.
Otra gran ventaja es que con el sistema de gestión documental la aprobación de las facturas seguirá el mismo proceso definido por la empresa, con la diferencia que se hará en formato electrónico y se archivarán en el archivador electrónico, pudiéndolas aprobar digitalmente estés donde estés. De esta forma, el proceso de aprobación es mucho más ágil y dinámico. Es un archivo centralizado y robusto de datos y documentos, certificado y dotado de todos los elementos de seguridad de acceso y control de datos y documentos que permitirá la visualización de los documentos a lo largo de todo su proceso de gestión, reutilizando la información y promoviendo la colaboración y el intercambio de la misma, garantizando su conservación y confidencialidad Todos los trabajadores autorizados podrán acceder al archivo electrónico y comprobar en qué fase se encuentra la factura, los últimos movimientos realizados en ella y quién los efectuó.
